Anfragen aus drei Kanälen
Website-Formular und E-Mail laufen an derselben Stelle zusammen, WhatsApp kommt auf Wunsch dazu. Jede Anfrage bekommt eine Antwort, auch abends und am Wochenende.
Zur KI-Automatisierung
Terminassistent Erfurt: Der Terminassistent antwortet, wenn du gerade nicht kannst.
Anfragen über Website, WhatsApp und E-Mail landen an einer Stelle, werden mit deinem Kalender abgeglichen und beantwortet. Auch um 21 Uhr und am Sonntag.
Setup ab 490 €, dann ab 99 €/Monat
- Website und E-Mail, WhatsApp zubuchbar
- Eingerichtet in 1 bis 2 Wochen
- WhatsApp-Kanal + 49 €/Monat
Was der Terminassistent übernimmt
Termine aus deinem Kalender
Er sieht, wann du frei bist, schlägt passende Zeiten vor und trägt den bestätigten Termin ein. Google Kalender, Outlook oder Apple Kalender.
Rückfrage statt Raten
Was sich nicht aus deinen Regeln ergibt, entscheidet er nicht. Solche Anfragen landen mit kurzer Zusammenfassung bei dir.
So läuft das ab
Anfrage kommt an
Über Formular, WhatsApp oder E-Mail, alles an derselben Stelle.
Assistent klärt den Bedarf
Terminart, Zeitraum, Anlass. Fehlt etwas Wichtiges, fragt er nach.
Abgleich mit dem Kalender
Freie Zeiten unter Beachtung von Vorlaufzeit, Dauer und Fahrtwegen.
Vorschlag und Bestätigung
Der Kunde wählt, der Termin steht im Kalender, die Bestätigung geht raus.
Erinnerung vor dem Termin
Einen Tag vorher, automatisch.
Woran es hakt
Die wenigsten Terminanfragen kommen zur Bürozeit. Bis du zurückrufst, sind oft Stunden vergangen, und wer einen Termin sucht, wartet selten so lange: Die nächste Nummer in der Google-Ergebnisliste ist einen Fingertipp entfernt.
Beispielszenario · Handwerk
Ein Malerbetrieb mit drei Mitarbeitern
Dienstagabend, 21:40 Uhr: Über das Kontaktformular kommt eine Anfrage, Wohnzimmer streichen, möglichst noch in diesem Monat. Der Assistent antwortet nach wenigen Minuten, fragt nach der ungefähren Fläche und wann es passen würde, und schlägt zwei Besichtigungstermine vor, die zwischen die bereits eingetragenen Baustellen passen. Der Kunde wählt den Donnerstag. Am Mittwochmorgen steht im Kalender ein bestätigter Termin, den niemand von Hand angelegt hat.
Voraussetzungen und Grenzen
Was du dafür brauchst
- Ein Kalender, der online erreichbar ist: Google Kalender, Outlook beziehungsweise Microsoft 365 oder Apple Kalender.
- Ein E-Mail-Postfach, auf das der Assistent zugreifen darf. Üblich ist eine eigene Adresse wie termine@deinbetrieb.de.
- Für den WhatsApp-Kanal eine WhatsApp-Business-Nummer. Die Freischaltung übernehme ich; sie dauert erfahrungsgemäß einige Tage.
- Deine Regeln: Öffnungszeiten, Vorlaufzeit, Dauer je Terminart und alles, was gar nicht erst angeboten werden soll.
- Eine eigene Website ist keine Bedingung. WhatsApp und E-Mail funktionieren auch ohne.
Was er nicht tut
- Er nimmt keine Anrufe entgegen. Telefonische Anfragen bleiben bei dir.
- WhatsApp ist nicht im Grundpreis. Der Kanal braucht eine eigene Business-Nummer mit laufenden Kosten und wird deshalb einzeln dazugebucht.
- Er verhandelt keine Preise und gibt keine verbindlichen Angebote ab.
- Er sagt nichts zu, was sich nicht aus deinen Regeln ableiten lässt. Im Zweifel landet die Anfrage bei dir.
- Er ersetzt keinen Rückruf, wenn ein Kunde ausdrücklich um einen bittet.
- Er räumt keinen Kalender auf. Was bei dir nicht eingetragen ist, kann er auch nicht berücksichtigen.
Kurz beantwortet
Was ist im Preis enthalten?
Die einmalige Einrichtung ab 490 € deckt das Anbinden von Website und E-Mail und das Abstimmen deiner Regeln ab. Die monatlichen 99 € decken den laufenden Betrieb und Anpassungen, wenn sich an deinen Abläufen etwas ändert. Der WhatsApp-Kanal kostet 49 €/Monat zusätzlich, weil die WhatsApp-Business-Nummer selbst laufend Geld kostet; dazu berechnet Meta je nach Nachrichtenaufkommen eigene Gesprächsgebühren. Bei verzweigten Regeln oder ungewöhnlich vielen Anfragen kann der Preis über diesen Startwerten liegen; was in deinem Fall zusammenkommt, rechnen wir vorher durch.
Merken meine Kunden, dass sie mit einer KI schreiben?
Der Assistent gibt sich als Assistent zu erkennen. Das ist bewusst so eingerichtet: Wer es erst später merkt, fühlt sich getäuscht. Am Ton ändert das wenig. Er schreibt so, wie in deinem Betrieb geschrieben wird.
Was passiert, wenn er eine Anfrage nicht versteht?
Dann beantwortet er sie nicht auf gut Glück. Die Anfrage geht mit einer kurzen Zusammenfassung an dich, und der Kunde erfährt, dass sich jemand persönlich meldet. Übernehmen kannst du jederzeit auch von dir aus: Sobald du selbst antwortest, hält sich der Assistent heraus.
Wie lange dauert die Einrichtung?
Nach dem ersten Gespräch meist ein bis zwei Wochen, je nachdem, wie viele Kanäle dazukommen. Der WhatsApp-Kanal braucht am längsten, weil Meta die Business-Nummer freischalten muss.
Wo landen die Daten meiner Kunden?
Verarbeitet werden Name, Kontaktdaten und der Inhalt der Anfrage. Womit dabei gearbeitet wird und wie lange etwas gespeichert bleibt, halten wir vor dem Start schriftlich fest, einschließlich Auftragsverarbeitungsvertrag. Das Grundsätzliche steht in der Datenschutzerklärung.
Die anderen Module
Bewertungsmanagement
Setup ab 290 €, dann ab 59 €/Monat
Bittet zufriedene Kunden aktiv um eine Google-Bewertung und schlägt dir Antwort-Entwürfe für neue Rezensionen vor, statt sie unbeantwortet zu lassen.
Content-Automatisierung
Setup ab 390 €, dann ab 69 €/Monat
Erstellt aus Stichpunkten fertige Social-Media-Posts und Angebots-Texte in deinem Ton. Du gibst frei, statt selbst zu formulieren.
Workflow-Automatisierung
Setup ab 690 €, dann ab 79 €/Monat
Verbindet Anfragen, Rechnungen und Kalender, die bisher per Hand zwischen Tools hin- und hergetragen werden, jeweils individuell auf deinen Ablauf zugeschnitten.
Passt das zu deinen Anfragen?
Im kostenlosen Erstgespräch schauen wir uns an, wie deine Terminanfragen heute hereinkommen.
Kostenloses Erstgespräch