Erst aufnehmen, dann bauen
Wir gehen deinen Ablauf einmal durch, von der Anfrage bis zur bezahlten Rechnung, und notieren, wo Daten von Hand wandern.
Zur KI-Automatisierung
Workflow-Automatisierung Erfurt: Zwischen deinen Programmen tippt bisher jemand ab.
Anfrage, Angebot, Termin und Rechnung liegen getrennt. Was dazwischen von Hand wandert, übernimmt eine Automatisierung, die auf deinen Ablauf zugeschnitten ist.
Setup ab 690 €, dann ab 79 €/Monat
- Auf deinen Ablauf zugeschnitten
- Fester Preis nach der Ist-Aufnahme
Wie das angegangen wird
Nur was sich lohnt
Was zu selten vorkommt oder ein Urteil braucht, bleibt von Hand. Gebaut wird, was Aufwand und Ersparnis rechtfertigen.
Kein Werkzeugwechsel
Die Automatisierung läuft zwischen deinen bestehenden Programmen und meldet sich, wenn etwas hakt.
So läuft das ab
Ist-Aufnahme
Ein bis zwei Stunden gemeinsam. Ergebnis ist eine Liste, keine Präsentation.
Auswahl und Angebot
Fester Preis für die Stellen, die sich lohnen. Du entscheidest.
Bauen und Testen
Zuerst im Trockenlauf mit echten Daten, damit du siehst, was sie täte.
Übergabe
Einweisung und eine kurze Beschreibung in verständlicher Sprache.
Betrieb
Ändert sich dein Ablauf, wird nachgezogen. Im monatlichen Preis enthalten.
Woran es hakt
Die Anfrage kommt per Mail, das Angebot entsteht in Word, der Termin steht im Kalender, die Rechnung in einem vierten Programm. Jedes davon funktioniert für sich. Dazwischen sitzt ein Mensch und tippt dieselben Daten zum vierten Mal ab.
Beispiel · Handwerk
Von der Anfrage zur Rechnung
- Anfrage kommt über das Formular herein
- Kunde wird im Adressbuch angelegt
- Angebotsvorlage ist mit den Daten vorausgefüllt
- Nach der Zusage wandert der Termin in den Kalender
- Am Tag nach dem Termin liegt der Rechnungsentwurf bereit
Beispiel · Gastronomie
Reservierung und Tagesgeschäft
- Reservierung über Website oder Telefon landet in einer Liste
- Gast bekommt am Vortag eine Erinnerung
- Eine Absage gibt den Tisch wieder frei
- Die Tagesübersicht liegt morgens im Postfach der Küche
Beispiel · Dienstleister
Termin, Erinnerung, Nachfassen
- Der gebuchte Termin erzeugt Kundenakte und Kalendereintrag
- Unterlagen zur Vorbereitung gehen zwei Tage vorher raus
- Nach dem Termin folgt die Zusammenfassung
- Steht ein Folgetermin an, wird rechtzeitig erinnert
Wie deine Kette aussieht, steht nach der Ist-Aufnahme fest.
Voraussetzungen und Grenzen
Was du dafür brauchst
- Programme mit einer Schnittstelle. Verbreitete Kalender-, Buchhaltungs- und Kundenverwaltungsprogramme haben eine; reine Desktop-Software ohne Cloud-Anbindung oft nicht.
- Ein Ablauf, der sich beschreiben lässt. Läuft jeder Auftrag anders und ist nichts davon aufgeschrieben, ist die Ist-Aufnahme der eigentliche erste Schritt.
- Ein bis zwei Stunden deiner Zeit am Anfang. Ohne dich lässt sich nicht herausfinden, wo es klemmt.
- Eine gewisse Wiederholung. Ein Handgriff, der zweimal im Jahr vorkommt, trägt die Einrichtung nicht.
Wo die Grenzen liegen
- Es ersetzt keine Software, die dir fehlt. Wer bisher gar keine Rechnungen schreibt, hat nichts zu verbinden.
- Es funktioniert nicht mit Programmen ohne Schnittstelle. Was das für deine Werkzeuge bedeutet, prüfe ich vor dem Angebot.
- Es trifft keine Entscheidungen, die ein Urteil brauchen. Ob ein Angebot rausgeht und zu welchem Preis, bleibt bei dir.
- Es rechnet sich nicht überall. Wo die Ersparnis die Einrichtung nicht trägt, steht das im Angebot.
Kurz beantwortet
Was ist im Preis enthalten?
Die einmalige Einrichtung ab 690 € deckt Ist-Aufnahme, Bau und Übergabe ab; der genaue Betrag steht nach der Ist-Aufnahme im Angebot, bevor irgendetwas gebaut wird, und kann bei umfangreichen Abläufen deutlich über diesem Startwert liegen. Die monatlichen 79 € decken Betrieb, Überwachung und Anpassungen, wenn sich an deinem Ablauf etwas ändert. Kosten für Programme, die du dafür neu brauchst, kommen gegebenenfalls dazu und werden vorher benannt.
Warum ist die Einrichtung hier teurer als bei den anderen Modulen?
Weil für jeden Betrieb etwas anderes entsteht. Terminassistent, Bewertungsmanagement und Content-Automatisierung lösen im Kern überall dieselbe Aufgabe und lassen sich mit wenig Anpassung ausrollen. Deine Abläufe kennt dagegen niemand außer dir, und sie erst in der Ist-Aufnahme zu erfassen und dann individuell zu bauen ist der eigentliche Aufwand dahinter.
Was, wenn sich mein Ablauf ändert?
Dann wird die Automatisierung nachgezogen. Das gehört zum monatlichen Preis, solange es Anpassungen sind und kein völlig neuer Ablauf. Wo diese Grenze liegt, sage ich vorher.
Was passiert, wenn ich die Zusammenarbeit beende?
Du bekommst die Beschreibung dessen, was gebaut wurde, und alle Zugänge. Was auf deinen eigenen Konten läuft, läuft weiter. Für den laufenden Betrieb bräuchtest du dann jemanden, der sie im Auge behält.
Woher weiß ich vorher, ob sich das lohnt?
Aus der Ist-Aufnahme. Danach steht auf dem Papier, wie oft ein Handgriff vorkommt und wie lange er dauert. Trägt die Ersparnis die Einrichtung nicht, steht das genauso im Angebot.
Die anderen Module
Terminassistent
Setup ab 490 €, dann ab 99 €/Monat
Nimmt Terminanfragen über Website, WhatsApp und E-Mail entgegen, gleicht sie mit deinem Kalender ab und bestätigt automatisch, auch abends und am Wochenende.
Bewertungsmanagement
Setup ab 290 €, dann ab 59 €/Monat
Bittet zufriedene Kunden aktiv um eine Google-Bewertung und schlägt dir Antwort-Entwürfe für neue Rezensionen vor, statt sie unbeantwortet zu lassen.
Content-Automatisierung
Setup ab 390 €, dann ab 69 €/Monat
Erstellt aus Stichpunkten fertige Social-Media-Posts und Angebots-Texte in deinem Ton. Du gibst frei, statt selbst zu formulieren.
Wo wird bei dir abgetippt?
Die Ist-Aufnahme im kostenlosen Erstgespräch zeigt, ob sich eine Automatisierung für deinen Betrieb rechnet.
Kostenloses Erstgespräch